ในช่วงฤดูหนาว เมื่อเราใช้เวลาอยู่ที่บ้านมากขึ้น เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการอุทิศเวลาให้ จัดระเบียบบ้านและเอกสารสำคัญของเรา- หลายครั้ง การขาดการจัดระเบียบในเอกสารทำให้เราเครียดเมื่อจำเป็นต้องค้นหาบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง การมีระบบที่ชัดเจนในการจำแนกและจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้ชีวิตของเราง่ายขึ้น แต่ยังช่วยให้เราไม่เสียเวลาในอนาคตอีกด้วย
การจัดเรียงเอกสารในครัวเรือนอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่ก็จำเป็น เมื่อคุณสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพแล้ว การบำรุงรักษาองค์กรนี้จะเป็นเรื่องง่ายและไม่ต้องใช้เวลามากนัก นอกจากนี้ การใช้ประโยชน์จากช่วงบ่ายอันเงียบสงบที่บ้านในช่วงเวลานี้ของปีสามารถเปลี่ยนสิ่งที่ดูเหมือนเป็นงานบ้านในตอนแรกให้กลายเป็นกิจกรรมที่มีประสิทธิผลและน่าพึงพอใจ
คุณพร้อมที่จะจัดวางเอกสารสำคัญของคุณตามลำดับแล้วหรือยัง? ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้
คุณต้องมีอะไรบ้างในการเริ่มจัดระเบียบเอกสารของคุณ?
ในการจัดระเบียบเอกสารที่บ้าน สิ่งสำคัญคือต้องมีเครื่องมือที่จำเป็น- เครื่องมือเหล่านี้จะอำนวยความสะดวกทั้งในกระบวนการคัดแยกและการจัดเก็บระยะยาว นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ:
- ตู้เก็บเอกสารคุณภาพ: เลือกใช้แฟ้มห่วงที่แข็งแรงและทนทาน เนื่องจากจะรองรับน้ำหนักของกระดาษที่สะสมเมื่อเวลาผ่านไป
- ฝาพลาสติก: ปกเหล่านี้จะปกป้องเอกสารของคุณจากฝุ่นและความชื้น คุณสามารถเลือกปกแบบเรียบๆ หรือแบบที่มีตีนตุ๊กแกเพื่อความปลอดภัยที่มากขึ้น
- วงเวียนและป้ายกำกับ: สิ่งเหล่านี้มีความจำเป็นสำหรับ จัดหมวดหมู่และค้นหาเอกสาร อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- กล่องใส่เอกสาร: มีประโยชน์สำหรับเอกสารที่มีการปรึกษาหารือน้อยแต่คุณยังต้องเก็บไว้
- ถาดออแกไนเซอร์: เหมาะสำหรับเอกสารที่อยู่ระหว่างยื่นหรือดำเนินการทันที
โปรดจำไว้ว่าการลงทุนในเครื่องมือที่มีคุณภาพจะทำให้ระบบองค์กรนี้ ทนทานและใช้งานได้จริง.
ขั้นตอนสำคัญในการจำแนกเอกสารของคุณ
ก่อนที่จะเริ่ม รวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว- ซึ่งรวมถึงเอกสารทางการ เอกสารทางการเงิน สัญญา ใบแจ้งหนี้ การค้ำประกัน และอื่นๆ ถัดไป ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- จัดเรียงตามหมวดหมู่: ตรวจสอบเอกสารทั้งหมดทีละฉบับและจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่หลัก เช่น เอกสารราชการ การเงิน งาน การแพทย์ ที่อยู่อาศัย ยานพาหนะ และอื่นๆ หากต้องการ คุณสามารถปรับแต่งหมวดหมู่ให้ตรงกับความต้องการของคุณได้มากที่สุด
- กำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็น: กำจัดเอกสารที่ไม่มีประโยชน์อีกต่อไป ตัวอย่างเช่น การรับประกันผลิตภัณฑ์ที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของอีกต่อไป หรือใบแจ้งหนี้ที่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ตามกฎหมาย
- ติดป้ายกำกับ: ใช้ป้ายกำกับที่ชัดเจนเพื่อระบุแต่ละหมวดหมู่ และหากเป็นไปได้ ให้กำหนดสีที่แตกต่างกันให้กับแต่ละหมวดหมู่เพื่อให้มองเห็นความแตกต่างได้มากขึ้น
- ประหยัดตามความถี่ในการใช้งาน: วางเอกสารที่คุณปรึกษาบ่อยที่สุดไว้ในโฟลเดอร์หรือตู้เก็บเอกสารที่เข้าถึงได้ง่าย ในขณะที่เอกสารที่ใช้น้อยที่สุดสามารถใส่ลงในกล่องได้
สภา: หากคุณมีสมาชิกในครอบครัว ให้กำหนดไฟล์หรือโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับแต่ละคน ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับ เอกสารทางการแพทย์ งาน และส่วนบุคคล.
หมวดหมู่ที่จำเป็นในการจัดระเบียบเอกสารของคุณ
ภายในระบบองค์กร หมวดหมู่เหล่านี้เป็นหมวดหมู่ที่พบบ่อยที่สุดในการจัดประเภทเอกสารของคุณ:
- เอกสารทางการ: รวมถึงสำเนาของ DNI หนังสือครอบครัว หนังสือเดินทาง สูติบัตร การจดทะเบียน หรือทะเบียนสมรส
- เอกสารทางการเงิน: สัญญาบัญชีธนาคาร บัตร สินเชื่อ การลงทุน และสำเนากุญแจ เอกสารเหล่านี้คือ นักวิจารณ์ และคุณต้องคอยอัปเดตอยู่เสมอ
- เอกสารทางการแพทย์: ประวัติการรักษาพยาบาล บันทึกการฉีดวัคซีน ประกันสุขภาพ ผลการตรวจที่สำคัญ และอาการแพ้หรือการเจ็บป่วยที่สำคัญของสมาชิกแต่ละคน
- เอกสารที่อยู่อาศัย: สัญญาเช่าหรือการซื้อและการขาย การจำนอง IBI ค่าสาธารณูปโภค และประกันบ้าน
- เอกสารยานพาหนะ: ซื้อสัญญา, ประกันภัยรถยนต์, ไอทีวี, ภาษีถนน.
- การรับประกันและคู่มือ: เก็บเฉพาะคู่มือและการรับประกันปัจจุบันสำหรับเครื่องใช้ไฟฟ้าและผลิตภัณฑ์ที่สำคัญเท่านั้น
- เอกสาร Otros: วุฒิการศึกษา ใบรับรองการฝึกอบรม หนังสือโต้ตอบสำคัญ ฯลฯ
เครื่องมือดิจิทัลเพื่อเสริมองค์กรของคุณ
ปัจจุบันเทคโนโลยีสามารถเป็นพันธมิตรที่ดีได้ ลดเอกสารทางกายภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ในบ้าน คำแนะนำบางประการสำหรับการบูรณาการเครื่องมือดิจิทัลเข้ากับระบบองค์กรของคุณ ได้แก่:
- แปลงเอกสารเป็นดิจิทัล: ใช้เครื่องสแกนหรือโทรศัพท์ของคุณเพื่อแปลงเอกสารสำคัญให้เป็นไฟล์ดิจิทัล บันทึกลงในบริการคลาวด์เช่น Google Drive หรือ Dropbox
- ใช้โฟลเดอร์ดิจิทัล: สร้างระบบโฟลเดอร์ที่คล้ายกับระบบฟิสิคัลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ จัดเก็บเอกสารดิจิทัลของคุณอย่างปลอดภัย.
- แอปพลิเคชันการจัดการ: เครื่องมือเช่น Evernote หรือ OneDrive สามารถช่วยคุณได้ จัดหมวดหมู่และค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว เมื่อคุณต้องการ
เคล็ดลับพิเศษเพื่อให้ระบบของคุณเป็นระเบียบ
การดูแลรักษาระบบองค์กรจะขึ้นอยู่กับกิจวัตรเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณสามารถรวมเข้ากับชีวิตประจำวันของคุณได้อย่างง่ายดาย:
- การแก้ไขเป็นระยะ: จัดสรรเวลาช่วงบ่ายทุกๆ หกเดือนเพื่อตรวจสอบและอัปเดตเอกสารของคุณ กำจัดสิ่งที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป
- กล่องจดหมาย: มีสถานที่ถาวรสำหรับใส่เอกสารใหม่ที่ถึงบ้าน วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้เกิดการสะสมอย่างควบคุมไม่ได้
- ป้ายกำกับและจำแนกประเภท: เอกสารใหม่แต่ละฉบับที่มาถึงจะต้องจัดประเภทและยื่นทันทีหรืออย่างน้อยทุกสัปดาห์
บ้านที่เป็นระเบียบไม่เพียงแต่ปรับปรุงคุณภาพชีวิตของเราเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เราประหยัดเวลาในช่วงเวลาวิกฤติอีกด้วย การจัดเอกสารสำคัญที่บ้านเป็นการลงทุนด้านเวลาที่ทำให้เราสบายใจและมีประสิทธิภาพ กล้าที่จะก้าวแรกและจัดระเบียบชีวิตการบริหารของคุณ!
